Todo.txt – sprytny sposób na zarządzanie zadaniami

Odkąd pierwszy raz przeczytałem „Zjedz tę żabę” Briana Tracy (a było to około 2012 roku), starałem się znaleźć idealny system do zarządzania zadaniami. Przerobiwszy takie narzędzia, jak

• Trello
• Asana
• Wunderlist i następnie Microsoft Todo
• Tworzenie map myśli z zadaniami
• Todoist
• Google Keep
• Wtyczkę do VSCode do zarządzania zadaniami (ale inną niż ta o której piszę pod koniec tego artykułu)

stwierdziłem, że każde z nich ma zasadniczą wadę – dane trzymane są w jednej aplikacji i migracja jest bardzo bolesna.
Zasadniczo, musimy wtedy przepisać wszystkie nasze zadania do drugiej aplikacji. A co, gdyby nasze zadania były w formie zwykłego tekstu, który można sharować między komputerami np. za pomocą Dropbox i następnie wyświetlać go w formie takiej, jak się nam podoba?
Na ten genialny pomysł wpadli twórcy todo.txt, będącego specyfikacją formatu. Zasady dotyczące tworzenia zadań są bardzo proste.
Każde zadanie znajduje się w nowej linii w pliku todo.txt
(A) Priorytet określamy za pomocą dużych liter alfabetu w nawiasach okrągłych na początku zadania
+projekt – w ten sposób określamy przynależność zadania do projektu
@kontekst – w ten sposób opisujemy kontekst zadania
due:2020-02-02 – a tak datę zakończenia
x na początku linii określa wykonanie zadania

Takie podejście daje nam pełną swobodę organizacji. Możemy tworzyć własne konteksty i projekty, a następnie po nich filtrować. Ponieważ todo.txt to tylko format, możemy wyświetlić go na wiele sposobów, lub nawet pokusić się o stworzenie swojej aplikacji do jego obsługi. Co więcej, można tu łatwo tworzyć zadania przypisane do wielu projektów, co zwykle nie jest możliwe w aplikacjach które opisałem powyżej.

Tak wygląda lista zadań todo.txt w VSCode z wtyczką todo.txt
Dodawanie nawet wielu zadań ad hoc podczas pracy jest proste, ponieważ można je wrzucać jako kolejne linijki tekstu, bez żadnych tagów. Jeśli zależy Ci na lepszym zarządzaniu procesami, możesz stworzyć sobie tagi @todo, @doing, @done jak w Kanbanie, albo przypisywać zadania do osób, którym je zleciłeś. Zakończenie taska, to po prostu powrót do początku odpowiedniej linii i wpisanie x i spacji. Jeśli coś jest ważniejsze, dajesz na samym początku literkę (A), (B) i tak dalej, co pozwala na sortowanie po priorytecie.
Największą zaletą todo.txt jest dla mnie przejrzystość. Od razu widzę wszystkie zadania, mogę je też pofiltrować jak chcę, albo błyskawicznie wyszukiwać i archiwizować. Aktualnie podzieliłem sobie zadania na 2 listy – jedna jest związana wyłącznie z projektem, druga z innymi rzeczami. Dzięki temu mam dobrze rozdzielone konteksty. Można też zrobić sobie listę per projekt.
Jedynym minusem tej formy pracy, jest potrzeba zainstalowania jakiegoś klienta desktopowego. Nawet, jeśli masz firmowy laptop ze wszelkimi zabezpieczeniami, będziesz mógł ogarnąć sobie VSCode z wtyczką Todo.txt. Trochę brakuje mi opcji dodawania jakiś komentarzy lub opisów do zadań, ale można to ogarnąć, dodając do zadania link do pliku tekstowego udostępnionego w chmurze.

Zadania z określonym terminem ważności są także proste w obsłudze. Aby zobaczyć, czy nic się nie przedawnia, włączamy sortowanie po terminie. Jeśli wykonałeś jakieś zadanie które ma się powtarzać np. co miesiąc, po wykonaniu zmieniasz cyfrę w miesiącu wykonania na kolejną.

Kluczową zaletą jest też "future proof", czyli to, że za jakiś czas nie będziemy musieli przepisywać zadań z jednej aplikacji do drugiej, bo ktoś stwierdzi że apka za mało zarabiała. Btw, tak było z Wunderlist kupionym przez Microsoft. Todo.txt to prosty opis formatu, który można obsługiwać za pomocą wtyczki do edytora. 
Dodatkowe materiały
https://plaintext-productivity.net/1-03-how-i-organize-my-todo-txt-file.html
## aktualizacja z listopada 2021
Bardzo dobrym programem do zarządzania taskami jest Sleek dostępny w sklepie Microsoftu. Oferuje przydatną opcję tworzenia tasków które powtarzają się w określonym interwale za pomocą tagu rec.
Niedawno wróciłem na chwilę do Google Keep aby porównać sobie zarządzanie zadaniami w tej aplikacji i w todo.txt. Moim zdaniem todo.txt jest znacznie lepsze użytkowo (pod względem filozofii także), ponieważ oferuje przypisywanie priorytetów do poszczególnych zadań i możliwość dowolnego filtrowania, czego nie ma w produkcie Google.